Tietosuojaseloste
Primehotels Oy –asiakasrekisteri
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Primehotels Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterinpitäjä
Primehotels Oy (Y-tunnus 1801261-6), Furuborginkatu 3, 00980 Helsinki
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa voitte olla yhteydessä:
Email: sales@primehotels.fi
Rekisterin nimi
Primehotels Oy – asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun eli asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Primehotels Oy:ssä. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan ravintola- tai huonevarausta tehtäessä tai ravintola- ja huonelaskutusta varten.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:
asiakkaan tekemien varausten käsittely
asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
asiakassuhdeviestintä
palveluiden myynti ja toteutus
palveluiden markkinointi
maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja asiakaspalveluiden kehittäminen
Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
kansalaisuus
varauksia koskevat tiedot
tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista
asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
henkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot
Yritysasiakkaiden kohdalla rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot
Mistä henkilötiedot saadaan
Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja:
rekisteröidyiltä itseltään esim. sähköpostin ja puhelun välityksellä tai myynninedistämistapahtumien yhteydessä
palveluiden käytöstä ja vierailujen yhteydessä saatavat tiedot
nettisivuiltaan tilaus- ja tarjouspyyntölomakkeiden kautta
ulkopuolisilta ravintoloiden pöytävaraussivustoilta
ulkopuolisilta hotellien varauspalveluyrityksiltä
rekisteröidyn työnantajalta palveluiden varaamisen yhteydessä
Primehotels Oy -konserniin kuuluvalta tytäryhtiöltä
ulkopuolisista lähteistä kuten julkisista rekistereistä
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Asiakasrekisterin tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävään tietojen käsittely olennaisesti kuuluu. Rekisteriin pääsyyn on erilliset tunnukset ja salasanat. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa kuitenkin viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Käytämme palveluiden tuottamisessa alihankkijoita, jotka voivat olla sijoittautuneena EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt yrityksen palveluita 2 vuoteen.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen perustellusta syystä tai reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.
Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).
Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
Rekisteröidyn oikeuksista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista mikäli ne ovat virheelliset. Rekisteröidyn pyynnöstä tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa tai ne voidaan poistaa rekisteristä kokonaan. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä esim. suoramarkkinoinnissa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
Päivitetty 31.1.2019
